Assistant(e) de la Direction Générale et du Secrétariat Général (H/F) - ref : ADGSG21

  • Mise en ligne: 18 juin 2021
  • Lieu : Amiens (80)
  • Type de contrat : CDI
  • Niveau d'études : BAC+2
  • Experience : expérimenté
  • Référence de l'offre (à reporter dans toute correspondance) : ADGSG21

L’Etablissement public de sécurité ferroviaire (EPSF) est l’autorité nationale de sécurité ferroviaire, établissement public de l’Etat à caractère administratif, il est placé sous la tutelle du ministre chargé des transports. Il a un rôle d’autorisation, d’expertise, d’audit, de surveillance et de contrôle sur toutes les questions relatives à la sécurité ferroviaire. Basé à Amiens (proche Gare), l’établissement compte environ 100 collaborateurs. Nous recrutons dans le cadre d’un remplacement

Missions :
Rattaché(e) à la Direction Générale et au Secrétaire Général, vos missions seront notamment les suivantes :
Activités en lien avec l’assistanat de la Direction Générale :

-  Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la direction générale
-  Prendre en charge le courrier selon la procédure définie
-  Assister la direction générale (le directeur général, le directeur général adjoint et la responsable communication) dans la gestion quotidienne et pour le suivi de certaines thématiques : planning, préparation de dossiers, rédaction de courriers et de comptes-rendus, déplacements, incrémentation des tableaux de contrôle interne, secrétariat du conseil d’administration, etc
-  Assurer le relais avec les différentes directions/services et les partenaires extérieurs
-  Centraliser et soumettre les documents pour signature
-  Organiser les réunions
-  Participer à l’organisation logistique des réunions et manifestations de l’établissement
-  Animer le réseau des assistantes, notamment en organisant périodiquement des réunions d’échanges de bonnes pratiques, etc.

Activités en lien avec l’assistanat du Secrétariat Général :

-  Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du secrétariat général
-  Prendre en charge le courrier selon la procédure définie
-  Saisir les courriers, diffuser les documents, préparer les dossiers
-  Assister le secrétaire général et l’ensemble du personnel de la direction dans leur gestion administrative et logistique quotidienne, sous l’autorité du secrétaire général
-  Centraliser et soumettre des documents pour signature
-  Gérer le cycle de validation et de signature des marchés publics constitués par le service achats-marchés
-  Participer à l’organisation et à la gestion administrative des réunions en lien avec les instances représentatives du personnel
-  Participer à la rédaction des documents soumis aux consultations obligatoires des instances représentatives du personnel

Profil :

H/F, de formation Bac + 2 à minima de type BTS Assistant de Direction, vous justifiez d’une expérience d’au moins 6 ans sur une fonction similaire. Vous maitrisez le pack Microsoft 365 et possédez une appétence digitale, notamment pour l’utilisation des procédures dématérialisées. La connaissance du fonctionnement d’un établissement public administratif serait un plus.
Un très bon niveau d’anglais est indispensable, à l’écrit et à l’oral (niveau C1 souhaité). Une bonne connaissance de l’allemand serait appréciée. Vous possédez une excellente maîtrise de la grammaire et de l’orthographe et une bonne capacité à exposer à l’oral et à animer un réseau.
Polyvalent(e), réactif(ve), rigoureux et fiable, vous savez vous adapter, faire face aux imprévus et gérer les priorités. La discrétion et le sens de la confidentialité vous caractérisent.

Conditions :
Poste basé à Amiens, statut Technicien, rémunération selon profil et expérience.
Candidature sous référence ADGSG21 à adresser exclusivement à cand advisiarh.com


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